Cobranza en la construcción: certificados y fondo de reparo

En la construcción rara vez se cobra "una factura": se cobra por avance de obra, con certificados que hay que aprobar, facturar y esperar, y con una parte retenida como fondo de reparo. Cada paso puede demorarse, y cada demora es capital parado. Esta guía propone un orden para contratistas y proveedores que quieren saber, en cualquier momento, qué está certificado, qué está facturado, qué se cobró y qué sigue retenido.

Lo primero: casi todo depende del contrato

Los certificados de obra y el fondo de reparo suelen ser contractuales: cómo se mide el avance, quién aprueba el certificado, en cuántos días se paga y qué porcentaje se retiene y hasta cuándo lo fija el contrato, el pliego o el acuerdo con el cliente, no una regla general. Por eso no vas a encontrar acá porcentajes ni plazos "legales": leé tu contrato y, ante dudas, consultá con un abogado. Lo que sí es general es que conviene tener esos datos anotados antes de empezar a cobrar.

Las etapas del cobro en obra

• Avance medido: lo que ejecutaste en el período, según el criterio del contrato.
• Certificado emitido y aprobado: cuando el cliente o la dirección de obra lo aprueba. Hasta ahí no hay nada para facturar.
• Factura emitida: con el plazo de pago que fije el contrato, contado desde el momento que corresponda.
• Pago acreditado: por transferencia, cheque o echeq. Un cheque a fecha no es plata hasta que se acredita.
• Fondo de reparo retenido y su liberación: una parte queda retenida hasta la condición que pacte el contrato.

El error habitual es seguir solo la última etapa. Si no sabés cuántos certificados esperan aprobación, no podés ver dónde se frena el cobro.

Dónde aparecen las demoras

• Certificados que tardan en aprobarse: reclamá la aprobación con el mismo rigor con que reclamarías un pago, porque sin aprobación no hay factura.
• Observaciones y correcciones: un certificado devuelto reinicia el reloj. Dejá constancia de cada ida y vuelta.
• Facturas emitidas que quedan esperando: tienen vencimiento como cualquier otra y merecen recordatorio antes y después.
• Cheques a fecha: suman otra espera, porque el pago recién cuenta cuando se acredita.

Los plazos y qué hacer si un cheque rebota están en la guía de cheque de pago diferido.

El fondo de reparo: no lo pierdas de vista

El fondo de reparo es dinero tuyo que queda retenido, y se olvida con facilidad porque su fecha de liberación está lejos y atada a una condición de la obra. Anotalo como un crédito más: monto retenido de cada certificado, condición para liberarlo, fecha estimada y quién tiene que dar el visto bueno. Cuando se acerca la fecha, recordá y reclamá. Si en el contrato se permite reemplazarlo por otra garantía, es una conversación para tener con el cliente y con tu asesor: no asumas que se puede.

Cómo seguir tu cartera si sos contratista o proveedor

• Una línea por certificado y por factura, con estado (emitido, aprobado, facturado, cobrado) y fecha de cada cambio.
• Una vista por cliente: cuánto te debe en total, cuánto está vencido y cuánto es fondo de reparo retenido.
• Un recordatorio antes de cada vencimiento y un criterio para escalar, igual que en cualquier cobranza.

Para armar esa rutina, mirá cómo cobrar una factura vencida y cómo reducir el DSO para medir cuántos días tardás en cobrar.

Dónde encaja Cobrofy

Cobrofy cubre la parte de las facturas: las importa desde Colppy, Xubio, Contabilium (solo las vencidas) o SOS Contador, o desde PDF, muestra la deuda de cada cliente y envía recordatorios por email antes y después del vencimiento (el canal de WhatsApp se activa con el equipo de Cobrofy). Los mensajes se detienen cuando registrás el pago. No tiene un seguimiento específico de certificados de obra ni de fondo de reparo: esos los llevás aparte, y Cobrofy no maneja cheques ni echeqs ni procesa pagos, así que los pagos con cheque se registran a mano cuando se acreditan. Si en tu rubro también vendés materiales a crédito a muchos clientes, mirá la página para distribuidoras.